В определенных случаях аптеки обязаны обеспечивать работников спецодеждой. Отметим, что бухгалтерский учет в этом случае имеет ряд особенностей. Об этом и поговорим.

Приобретаем спецодежду для фармацевтов

Спецодежда, находящаяся в собственности аптеки, принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. То есть, в сумме произведенных затрат на ее приобретение или изготовление.

Основание для приемки и оприходования поступившей спецодежды на склад – приходный ордер по форме № М-4. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Учитывать такую одежду до ее передачи в эксплуатацию следует в составе оборотных активов организации по счету 10 «Материалы» на отдельном субсчете «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». Основание – пункт 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (далее Методические указания). Напомним, что такие указания утверждены приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Также отметим, что при отражении операций по приобретению спецодежды аптека вправе использовать счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей».

Выдаем спецодежду работникам

Согласно пункту 64 Методических указаний, специальная одежда, - это собственность организации и подлежит возврату:

При этом необходимо организовать надлежащий учет и контроль выдачи работникам таких активов.

Документальное оформление

Отпуск спецодежды в эксплуатацию со склада организации или иных мест хранения следует производить на основании первичных учетных документов (п. 19 Методических указаний). К ним относятся:

Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
При необходимости аптека может применять формы первичных учетных документов по движению специальной одежды разработанные самостоятельно.

В любом случае свой выбор следует закрепить в учетной политике.

Кроме того, в аптеке должен быть установлен контроль сроков нахождения специальной одежды в эксплуатации. Для этого рекомендуется, например, ставить на ней штамп с указанием даты выдачи работникам.

Способы учета выдачи актива

Аптека может выбрать и отразить в учетной политике один из двух способов учета спецодежды.
Первый способ. Передачу активов в эксплуатацию можно отразить так:
ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
- передана в эксплуатацию спецодежда. Далее стоимость спецодежды погашается линейным способом, исходя из сроков ее полезного использования. При этом бухгалтер сделает следующую проводку:
ДЕБЕТ 44
КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
- списана часть стоимости спецодежды на расходы.
Причем, списание стоимости спецодежды начинается в том же месяце, когда она фактически выдана работникам. Ведь спецодежда не относится к основным средствам. А в Методических указаниях не предусмотрено списания стоимости спецодежды с первого числа месяца, следующего за месяцем ее ввода в эксплуатацию.
Рассмотрим ситуацию на примере.

ПРИМЕР 1
Аптека выдала три халата фармацевту общей стоимостью 2700 руб. Срок их использования составляет 24 месяца. Халаты были переданы фармацевту в августе 2008 года.

В соответствии с учетной политикой аптеки выдачу спецодежды отражают в учете с использованием субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». Погашают ее стоимость линейным методом.

Бухгалтеру аптеки следует записать:
ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
- 2700 руб. – выданы халаты фармацевту (в июле 2008 года);
ДЕБЕТ 44
КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
- 112,5 руб. (2700 руб. : 24 мес.) – списывается часть стоимости халатов ежемесячно (с августа 2008 года по июль 2010 года включительно).

Второй способ. В учетной политике можно предусмотреть единовременное списание стоимости спецодежды, срок эксплуатации которой не превышает 12 месяцев, в момент ее передачи работникам. Ведь возможность такого учета предусмотрена пунктом 21 Методических указаний.

ПРИМЕР 2
Воспользуемся условиями примера 1, но предположим, что в соответствии с учетной политикой аптеки спецодежда списывается в расходы полностью в момент ее выдачи работникам. При этом для контроля за сохранностью и движением спецодежды используется забалансовый счет 012 «Спецодежда в эксплуатации».

Бухгалтер аптеки отразит операции так:
ДЕБЕТ 44
КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
- 2700 руб. – списана стоимость халатов, выданных фармацевту;
ДЕБЕТ 012
- 2700 руб. – отражена стоимость спецодежды в эксплуатации (в момент выдачи халатов фармацевту).

Содержание и ремонт спецодежды

В соответствии со статьей 221 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечивать за счет собственных средств не только выдачу спецодежды, но и ее хранение, стирку, сушку, ремонт и замену. Иначе, аптека может быть привлечена к административной ответственности на основании статьи 6.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях. К такому выводу, в частности, пришли судьи в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 15 марта 2007 г. № Ф04-1653/2007(32727-А03-43).
Затраты аптеки по ремонту и обслуживанию специальной одежды включаются в расходы по обычным видам деятельности. Основание - пункт 29 Методических указаний.

В случае, если работы по ремонту, стирке, химической чистке спецодежды были выполнены сторонними организациями, данные счета учета затрат корреспондируют с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Если же ремонт, стирка, сушка, чистка спецодежды проведены собственными силами, расходы списывают в дебет соответствующих счетов учета затрат с кредита счета 23 «Вспомогательные производства» или 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».

Если работник вернул спецодежду

Порядок бухгалтерского учета возврата спецодежды зависит от того, каким образом в соответствии с учетной политикой фирмы отражалась ее передача работнику, а также от степени износа.

Если стоимость спецодежды списывается линейным способом, часть ее фактической стоимости (до окончания срока ее эксплуатации) числится на счете 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

Следовательно, при возврате работником такой спецодежды на склад бухгалтеру следует сделать записи:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
- отражен возврат спецодежды на склад в части стоимости, не списанной в расходы.

А при ее выдаче другому работнику следует сделать обратную запись и продолжить линейное списание стоимости спецодежды в течение оставшегося срока ее использования. Разумеется, с учетом того времени, когда эта спецодежда использовалась предыдущим работником.

ПРИМЕР 3
Воспользуемся условиями примера 1. Но предположим, что в ноябре 2008 года фармацевт, получивший в августе 2008 года три халата, уволился и вернул свою спецодежду (которой он пользовался четыре месяца – с августа по ноябрь 2008 года).
Бухгалтер аптеки отразит операцию так:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
- 2250 руб. (2700 – ((2700 руб. : 24 мес.) Х 4 мес.) – оприходована возвращенная увольняющимся работником спецодежда в части стоимости, не списанной в расходы.

Если стоимость спецодежды списана единовременно, при ее возврате работником на склад до истечения срока эксплуатации, актив нужно оприходовать на счет 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». Но работник может вернуть спецодежду в разных состояниях. Так, если в связи с износом или повреждением использовать ее невозможно аптека может использовать актив, например, в качестве ветоши. Тогда такой объект следует оприходовать на счет 10 субсчет «Прочие материалы».

При этом возможен вариант, когда возвращенная спецодежда вскоре будет передана другому работнику. Тогда, по мнению автора, ее можно не оприходовать на указанном счете, а отразить ее движение на забалансовых счетах и в личных карточках работников.

В любом случае выбранный вариант следует отразить в учетной политике аптеки.

Списание спецодежды с учета

В бухгалтерском учете стоимость специальной одежды, которая выбывает или не используется в деятельности аптеки, подлежит списанию. Основание – пункт 30 Методических указаний. Причем отражение выбытия актива также зависит от того, каким способом аптека учитывает выдачу спецодежды.

В случае если организация единовременно списывает фактическую себестоимость специальной одежды в момент ее передачи работнику, этот актив перестает числиться на счете 10 «Материалы» и на балансе организации. Причем, сразу после отпуска со склада в эксплуатацию. Поэтому после окончания срока службы спецодежды составлять дополнительные проводки по ее списанию не нужно. Нужно лишь снять ее с забалансового учета.

Но учетной политикой аптеки может быть предусмотрено списание актива линейным способом. То есть, с использованием счета 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». Поэтому, если он выбывает в результате физической изношенности до окончания срока использования, необходимо списать «остаточную» стоимость спецодежды с кредита счета 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». А вот в случае, если срок использования спецодежды уже вышел, сальдо счета 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» в отношении данного объекта к концу последнего месяца его эксплуатации равно нулю. И тогда никаких проводок по списанию спецодежды уже делать не нужно.